Kennen Sie alle anstehenden Aufgaben Ihrer Organisationseinheit? Oder wissen Sie, wo sich all diese Aufgaben befinden? Durch wie viele Zettel, E-Mailfächer, Notiz-Programme usw. müssten Sie sich durcharbeiten, um einen vollständigen Blick zu bekommen? Und wenn Sie diesen Überblick hätten, wie würden Sie die Informationen aktuell halten?

Mein Ansatz ist von der Idee getrieben, dass die Dokumentation von Aufgaben (Was, bis wann, wie, von wem) nur minimalen Mehraufwand mit sich bringen darf. Dokumentation muss als Prozess mit der Regelkommunikation des Teams verschränkt sein. Das ist der einfachste Weg, um alle wichtigen Aufgaben an einem Ort zu behalten und Aktualität zu garantieren. Eine solche Gesamtsicht ist einerseits Grundlage für die Priorisierung der Aufgaben und damit ein wichtiges Instrument der Führung. Andererseits stellen Sie sicher, dass Hindernisse umgehend transparent werden und alle Teammitglieder ihre Aufgaben kennen und bearbeiten: Jedes Teammitglied kann auf Knopfdruck einen Tagesplan aus den anstehenden Aufgaben erzeugen.

Teams die Ihre Regelkommunikation mit einem Aufgabenmanagementsystem verschränken, können Ihre Kommunikation durch das System deutlich beschleunigen:

• Sie sparen spürbar E-Mails im Team.
• Meetings sind strukturierter und produktiver.
• Missverständnisse, das Warten auf Zuarbeit und Doppelarbeiten nehmen ab.
• Ausfälle von Mitarbeitern können besser im Team aufgefangen werden.
• Neue Mitarbeiter können schneller eingearbeitet werden.

Gerne berate ich Sie zu den Vor- und Nachteilen verschiedener Lösungen wie Asana, Trello, Monday, Meistertask, Jira usw. und begleite die nachhaltige Einführung in Ihrer Organisation.